Note de frais
Document permettant à un salarié ou dirigeant de se faire rembourser des dépenses professionnelles avancées.
Définition
La note de frais est le document qu'un salarié ou dirigeant remet à l'entreprise pour se faire rembourser des dépenses professionnelles avancées sur ses fonds propres : déplacement, hébergement, repas, fournitures. Elle doit être accompagnée des justificatifs originaux (factures, tickets) pour être déductible fiscalement et exonérée de cotisations sociales. Les remboursements au réel sont exonérés si la dépense est justifiée et professionnelle. Les remboursements forfaitaires (indemnités kilométriques) suivent le barème de l'administration.
À retenir
- •Les indemnités kilométriques suivent le barème fiscal (0.529€/km en 2026 pour < 5 000 km avec véhicule de 5 CV)
- •Conservation des justificatifs : 3 ans pour le salarié, 6 ans pour la société
- •Frais excessifs ou injustifiés : réintégrés dans le revenu imposable du salarié
- •Outils de gestion : Expensya, Spendesk, N2F pour automatiser le traitement
Exemple concret
Un commercial effectue un déplacement client : train 180€, hôtel 120€, repas 35€. Il remplit une note de frais avec les justificatifs et la soumet à la comptabilité. La société rembourse 335€ et comptabilise : Débit 625 'Déplacements et missions' 335€ / Crédit 421 'Salariés' 335€.
