Le FEC (Fichier des Écritures Comptables) est un fichier numérique obligatoire depuis 2014 pour toutes les entreprises qui tiennent une comptabilité informatisée. En cas de contrôle fiscal, l'administration peut exiger la remise du FEC sous 15 jours. Votre logiciel de comptabilité doit générer un FEC conforme au format imposé par l'article A47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales.
Le FEC est un fichier plat (format texte à colonnes fixes) contenant l'ensemble des écritures comptables d'un exercice. Il comporte 18 colonnes obligatoires : code journal, date, numéro de pièce, libellé, montant débit, montant crédit, etc. Son format est normalisé par la DGFiP pour permettre un traitement automatisé lors des contrôles fiscaux.
Les 18 colonnes obligatoires du FEC comprennent notamment : JournalCode, JournalLib, EcritureNum, EcritureDate, CompteNum, CompteLib, CompAuxNum, CompAuxLib, PieceRef, PieceDate, EcritureLib, Debit, Credit, EcritureLet, DateLet, ValidDate, Montantdevise, Idevise.
Toute entreprise qui tient sa comptabilité avec un logiciel informatique doit pouvoir produire un FEC. Cela concerne les sociétés (SARL, SAS, SA), les entreprises individuelles au régime réel et les professions libérales au régime de la déclaration contrôlée. Les micro-entrepreneurs ne sont pas concernés s'ils ne tiennent pas de comptabilité informatisée au-delà du livre des recettes.
La génération du FEC doit être automatique dans votre logiciel de comptabilité. Sage, Cegid, EBP, Pennylane et Indy génèrent tous un FEC conforme en un clic. Vérifiez la conformité avec l'outil Test Compta Demat de la DGFiP. Les principaux points de non-conformité sont : colonnes manquantes, format de date incorrect et absence de numérotation séquentielle des écritures.
En cas de contrôle fiscal, le vérificateur demande le FEC des 3 derniers exercices. Vous avez 15 jours pour le produire. Si le FEC est absent, non conforme ou incomplet, l'administration peut appliquer une amende de 5 000 EUR par exercice (article 1729 D du CGI). Le vérificateur utilise des logiciels d'analyse (ACL, IDEA) pour détecter les anomalies dans le FEC.
Ne laissez pas la génération du FEC à la dernière minute. Générez et testez votre FEC avec l'outil Test Compta Demat de la DGFiP chaque année, même en l'absence de contrôle. Un FEC non conforme détecté lors d'un contrôle est une situation difficile à rattraper en 15 jours.
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