FEC : protocole de contrôle avant remise

Réponse directe : validez quatre couches, pas seulement le fichier

Un FEC exploitable doit passer quatre contrôles distincts :

1. périmètre : bon contribuable, bon exercice et bonne procédure ;
2. structure : format, champs, encodage, dates et valeurs admises ;
3. comptabilité : écritures complètes, équilibrées et rapprochées ;
4. reproductibilité : export, paramètres, version et résultats conservés.

La DGFiP met à disposition Test Compta Demat pour vérifier la structure. C'est une étape utile, mais ce n'est pas une certification du contenu.

Quand et dans quel délai faut-il remettre le FEC ?

La réponse dépend de la procédure, et non d'un délai générique affiché par le logiciel.

Dire « vous aurez quinze jours » sans connaître l'avis est donc imprudent. Une entreprise doit produire et tester son FEC après chaque clôture, pendant que les personnes, paramétrages et justificatifs sont encore disponibles.

L'obligation vise les contribuables qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés. La FAQ DGFiP précise plusieurs cas, dont la dispense de l'auto-entrepreneur et les modalités propres à certaines entreprises étrangères.

Ce que contient le fichier standard

L'article A. 47 A-1 du LPF définit plusieurs structures selon la catégorie de revenus et le mode de tenue. Pour une comptabilité commerciale courante, les informations attendues couvrent notamment :

• le code et le libellé du journal ;
• le numéro et la date de l'écriture ;
• le numéro et le libellé du compte ;
• les comptes auxiliaires lorsqu'ils existent ;
• la référence et la date de la pièce ;
• le libellé de l'écriture ;
• le débit et le crédit, ou le montant et le sens dans les cas prévus ;
• le lettrage et sa date lorsqu'ils existent ;
• la date de validation ;
• le montant et l'identifiant de devise lorsque l'opération est en devise.

Les fichiers à plat comportent une première ligne avec les noms de champs. Les séparateurs, l'encodage, les formats de date, les décimales et les valeurs vides doivent correspondre au standard applicable. La DGFiP publie aussi des schémas XSD pour les fichiers XML.

Pourquoi un export techniquement valide peut rester faux

Des écritures manquent

La DGFiP indique qu'un fichier limité à des écritures mensuelles centralisées n'est pas conforme lorsque le détail est tenu dans un autre système informatisé. Le FEC doit reprendre les écritures détaillées de la comptabilité concernée, pas seulement une synthèse commode pour l'export.

La période est incomplète

Une migration, une fusion de dossiers ou un changement de logiciel peut laisser le début d'exercice dans l'ancien outil et la fin dans le nouveau. Les fichiers peuvent être remis de manière organisée selon les règles applicables, mais la continuité, les reprises de soldes et le descriptif doivent permettre de reconstituer l'exercice.

La balance n'est pas rapprochée

Un fichier peut avoir les bons champs tout en omettant un journal, en doublant une importation ou en utilisant des paramètres différents du grand livre final. Le total des débits, des crédits et les soldes par compte doivent être rapprochés des éditions clôturées.

Le fichier a été régénéré sans preuve

Après une migration ou une mise à jour, le même bouton peut produire un résultat différent. Sans conserver le fichier annuel, la version du logiciel et les paramètres, l'entreprise ne sait plus expliquer l'écart.

Protocole annuel de contrôle du FEC

1. Figer le périmètre

Notez le SIREN ou l'entité concernée, l'exercice, les établissements, la catégorie fiscale, le mode de tenue, la devise et les logiciels qui ont porté des écritures pendant la période.

2. Exporter depuis le dossier clôturé

Utilisez le dossier comptable définitif, après les écritures de clôture. Conservez la date, l'utilisateur, la version du logiciel, le menu utilisé, les options et le nom du fichier. Ne corrigez pas manuellement le fichier pour le faire passer.

3. Passer Test Compta Demat

Exécutez l'outil local de la DGFiP avec la bonne catégorie. Archivez le rapport d'anomalies, même lorsqu'il est vide. Une anomalie doit être corrigée dans le paramétrage ou la comptabilité source, puis l'export doit être régénéré.

4. Contrôler la structure indépendamment

5. Rapprocher avec la comptabilité

Calculez au minimum :

• nombre de lignes et d'écritures par journal ;
• total débit et crédit par journal et pour l'exercice ;
• solde par compte, comparé à la balance générale ;
• correspondance des à-nouveaux avec la clôture précédente ;
• présence de tous les journaux attendus ;
• absence de doublon issu d'une migration ou d'un import répété.

Un écart n'est pas nécessairement une fraude ou une erreur comptable. Il doit cependant être compris, documenté et corrigé si l'export ne correspond pas aux livres définitifs.

6. Tester des pièces de bout en bout

Sélectionnez des opérations à risque et retrouvez pour chacune :

• la pièce originale ;
• l'écriture et son numéro ;
• le journal et les comptes ;
• la TVA lorsque pertinente ;
• le règlement et le lettrage ;
• la présence exacte de l'écriture dans le FEC.

Échantillonnez une facture d'achat, une vente, un avoir, une immobilisation, une écriture de paie, une banque, une opération en devise et une écriture de clôture si ces cas existent.

7. Rapprocher les déclarations importantes

Comparez les bases comptables pertinentes avec les déclarations de TVA, la liasse fiscale et les autres états déposés. Le but n'est pas de refaire toute la révision, mais d'identifier un export produit depuis le mauvais dossier ou avant les dernières corrections.

8. Constituer le paquet de preuve

Conservez ensemble :

• le FEC exact et son empreinte SHA-256 ;
• le rapport Test Compta Demat ;
• les totaux et rapprochements ;
• le descriptif des codifications ;
• la version et les paramètres d'export ;
• la liste des écarts expliqués ;
• le responsable et la date de validation.

Grille d'anomalies actionnables

Sanction : distinguer absence, délai et rectification

L'article 1729 D du CGI prévoit, pour le défaut de présentation selon L. 47 A, une amende de 5 000 EUR ou, si elle est plus élevée en cas de rectification, une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable. Le défaut de transmission dans les délais de l'examen à distance est également sanctionné par une amende de 5 000 EUR.

Le risque ne se limite pas à l'amende. Un fichier incomplet peut allonger les échanges, rendre les rapprochements plus difficiles et fragiliser l'explication de la comptabilité.

Tester un logiciel avant de lui confier le prochain exercice

Ne demandez pas seulement une démonstration du bouton FEC. Fournissez un petit dossier de test avec une vente, un achat, un avoir, une banque, un lettrage, une écriture en devise et une clôture. Exigez :

1. l'export dans la structure applicable ;
2. le passage de Test Compta Demat ;
3. le rapprochement avec la balance produite par le même dossier ;
4. la documentation des paramètres ;
5. la possibilité de réexporter après migration et résiliation.

Un éditeur peut fournir un export techniquement correct ; l'entreprise et son conseil restent responsables du paramétrage, de la complétude et des écritures qui l'alimentent.

Limites de ce guide

Les structures BIC, BNC, BA, les comptabilités de trésorerie, les établissements multiples et les entreprises étrangères ne doivent pas être ramenés à un seul patron. Utilisez la table correspondante de l'article A. 47 A-1 et la doctrine DGFiP applicable.

Test Compta Demat est un validateur structurel. Il ne remplace ni la révision comptable, ni les rapprochements fiscaux, ni l'analyse d'un avis de contrôle.

Conclusion : un bon FEC est reproductible

Le meilleur indicateur n'est pas « notre logiciel sait exporter ». C'est la capacité à produire, après chaque clôture, le même fichier expliqué : structure valide, écritures complètes, totaux rapprochés, pièces retrouvables et paquet de preuve conservé.

Si ce contrôle est fait annuellement, un contrôle fiscal déclenche une remise, pas une reconstruction d'urgence.